Avvio operativo del Sistema informatizzato di Gestione delle Missioni (Sis.Ge.M.) - Osservazioni Critiche e Proposte Operative

OGGETTO: Avvio operativo del Sistema informatizzato di Gestione delle Missioni
(Sis.Ge.M.) – Osservazioni Critiche e Proposte Operative

Con la presente, in riferimento alla circolare prot. 018.1600- Sis. Ge.M. del 25/06/2025, relativa all’avvio operativo del Sistema informatizzato di Gestione delle Missioni (Sis.Ge.M.) a decorrere dal 1° settembre 2025, la scrivente Organizzazioni Sindacali intende esprimere una serie di osservazioni e formulare specifiche proposte operative, nell’ottica di garantire la massima efficienza e trasparenza nella gestione delle missioni ordinarie, nonché la piena tutela del personale coinvolto.

1. Riconoscimento dei punti di forza e benefici attesi:

Preliminarmente, desideriamo esprimere il nostro apprezzamento per l’introduzione del Sis.Ge.M., un’iniziativa che si inserisce nel più ampio processo di digitalizzazione e modernizzazione della Pubblica Amministrazione e riconosciamo i significativi vantaggi che tale
sistema potrà apportare, tra cui:

Semplificazione Amministrativa: l’eliminazione dei fogli di viaggio cartacei e
l’automatizzazione della procedura di contabilizzazione, che non richiederà più l’utilizzo di
Cenaps per tale fase, rappresentano un tangibile miglioramento nella gestione documentale e
contabile delle missioni;
Maggiore Efficienza e Trasparenza: la gestione informatizzata dell’intero iter amministrativo e
contabile delle missioni, dalla fase di decretazione sino alla liquidazione delle relative;
Benefici per il Personale: l’introduzione di un apposito campo per le richieste di anticipo
mediante bonifico, eliminando la necessità per i dipendenti di recarsi fisicamente alla cassa,
costituisce un’agevolazione concreta e apprezzabile;
Supporto all’Utente: la disponibilità di una “Guida in linea” dettagliata sul funzionamento del
Sis.Ge.M. sulla piattaforma SIRUSGUIDE, differenziata per i diversi ruoli previsti, è un
elemento fondamentale per facilitare l’apprendimento e l’utilizzo del nuovo sistema da parte del
personale.

2. Osservazioni critiche e criticità rilevate:

Nonostante i benefici attesi, dall’analisi del documento e dalle esperienze maturate nella fase sperimentale, emergono alcune criticità che necessitano di una pronta e risoluta attenzione:

Tempistiche di avvio e gestione parziale: sebbene il Sis.Ge.M. sia stato disposto a decorrere
dal corrente anno, con l’avvio della fase sperimentale programmata dal 1° luglio 2024, e una
successiva circolare comunicasse l’avvio della sperimentazione il 14 novembre 2024,
l’operatività a regime per le missioni nazionali è fissata al 1° settembre 2025. Questo lasso di
tempo significativo tra la disposizione iniziale e l’avvio completo del sistema suggerisce una
complessità operativa non irrilevante. La decisione di attivare il Sis.Ge.M. solo per le
missioni nazionali, rimandando quelle internazionali per le quali sono in corso le necessarie
implementazioni, e la riserva di fornire indicazioni per la gestione delle missioni dei
dipendenti dell’Amministrazione Civile dell’Interno (in attesa di specifiche funzionalità di
interoperabilità), creano una frammentazione nella gestione. Tale approccio rischia di
generare, almeno in una fase iniziale, una doppia modalità di gestione (informatizzata per le
missioni nazionali di parte del personale e ancora manuale o con procedure precedenti per
altre tipologie di missioni e personale), con possibili inefficienze e oneri aggiuntivi per gli
Uffici;
Affidabilità del sistema e contingency plan: la circolare prevede che il ricorso alla
procedura Cenaps sia consentito solo in caso di riscontro di eventuali anomalie sul Sis.Ge.M.
che impediscano la corretta gestione della missione, previa comunicazione all’Ufficio VI di
codesta Direzione Centrale. Se da un lato questa previsione rappresenta una doverosa misura
di sicurezza, dall’altro implica che il sistema, al momento dell’avvio operativo, potrebbe non
essere ancora immune da criticità bloccanti. La dipendenza da una procedura di emergenza
suggerisce che la transizione potrebbe non essere totalmente fluida e che potrebbero
verificarsi interruzioni operative;
Requisito della firma digitale e formazione del personale: viene ribadita l’indispensabilità
della firma digitale per coloro che rivestono il ruolo di “decretante”. Pur essendo stato
precedentemente comunicato con nota del 23 luglio 2024, è fondamentale che
l’Amministrazione si accerti che ogni singolo soggetto deputato a tale ruolo sia effettivamente
in possesso di una firma digitale valida e funzionante. Eventuali carenze in tal senso
potrebbero paralizzare il processo di autorizzazione delle missioni. Inoltre, sebbene sia
disponibile una guida in linea, è cruciale che sia promossa attivamente la consultazione da
parte di tutto il personale interessato e che, se necessario, vengano previste sessioni formative
integrative per i diversi ruoli previsti dal Sis.Ge.M. (“decretante”, “Cassa”, “Contabile”,
“Dirigente contabile”);
Caricamento anagrafico del personale non Polizia di Stato: la previsione di gestione delle
missioni per il personale dell’Arma dei Carabinieri, della Guardia di Finanza e della Polizia
Penitenziaria in servizio presso gli Uffici interessati, previo caricamento nell’anagrafica del
sistema del personale, richiede un’attenta e tempestiva gestione. È fondamentale che questo
processo sia rapido e privo di intoppi per evitare ritardi nella gestione delle missioni di tale
personale.

3. Proposte Operative:

Alla luce delle criticità esposte, questa Segreteria nazionale propone le seguenti azioni concrete:

Tavolo di monitoraggio permanente: istituire un tavolo tecnico di monitoraggio
permanente, con la partecipazione delle Organizzazioni Sindacali, per esaminare
l’andamento del Sis.Ge.M. nella fase di avvio operativo, rilevare le criticità emergenti e
proporre soluzioni tempestive. Questo tavolo dovrebbe riunirsi con cadenza regolare (es.
mensile) per i primi sei mesi dall’avvio;
Chiarimenti sulle missioni internazionali e civili dell’interno: fornire con la massima
urgenza un cronoprogramma dettagliato per l’integrazione delle missioni internazionali e per
l’implementazione delle funzionalità che consentano l’interoperabilità con i sistemi
informativi dell’Amministrazione Civile dell’Interno. È essenziale che il personale
interessato abbia chiarezza sulle modalità di gestione delle proprie missioni future;
Supporto Tecnico Potenziato: attivare un servizio di help-desk dedicato e facilmente
accessibile, con personale qualificato, per supportare gli utenti in caso di anomalie del
sistema o difficoltà nell’utilizzo. Vanno definiti tempi di risposta rapidi per le segnalazioni
urgenti;
Verifica e dotazione firme digitali: effettuare una ricognizione capillare per verificare la
disponibilità e la validità delle firme digitali del personale con ruolo di “decretante” e,
qualora necessario, avviare tempestivamente le procedure per la loro fornitura o
regolarizzazione, al fine di non ritardare il processo di autorizzazione delle missioni;
Formazione integrativa mirata: valutare la necessità di organizzare brevi sessioni
formative integrative, in presenza o in modalità e-learning, per il personale che ricopre ruoli
chiave nel sistema (es. “decretanti”, “contabili”, “cassieri”), al fine di approfondire le
specificità delle proprie mansioni all’interno del Sis.Ge.M.;
Procedure chiare per il caricamento anagrafico: predisporre e comunicare con chiarezza
le procedure e le scadenze per il caricamento nell’anagrafica del sistema del personale
dell’Arma dei Carabinieri, della Guardia di Finanza e della Polizia Penitenziaria, fornendo il
necessario supporto agli Uffici preposti.

Con la certezza della consueta collaborazione e della riconosciuta sensibilità dell’Amministrazione nell’accogliere le osservazioni e proposte, auspichiamo che l’implementazione del Sis.Ge.M. possa realizzarsi in modo realmente efficiente e pienamente funzionale per tutto il personale coinvolto. Siamo a completa disposizione per fornire ulteriori chiarimenti e per intavolare un confronto costruttivo su tali specifiche tematiche.

Distinti saluti.